2　文責は、課の長又は一般職職員給与条例(昭和32年条例第4号)別表第1行政職(Ⅰ)給料表5級の適用を受ける職員をもつて充てる。

3　副文責は、課員のうちから文責が指名する。

4　副文責は、文責を補佐し、文責に事故あるときは、その職務を代理する。

5　文責は、第3項の規定により副文責を指名したときは直ちにその職及び氏名を選任報告書(様式第1号)にて文書主管課長に報告しなければならない。

2　文書管理システムに係る処理によるものを除き、文書処理のため、各課に次の各号に掲げる帳票を備える。

2　文責は、必要に応じ、前項の規定により文書管理システムに記録した電子文書を課員に配布するものとする。

3　前項の規定により電子文書を配布された課員は、文書管理システムに文書管理事項を記録し、保存するものとする。

2　文書主管課は、収受した文書等のうち、書留、現金書留及び書留小包(以下「書留等」という。)については、書留文書等収受簿に必要な事項を記載すること。

3　勤務時間外に到着した文書等を収受した者は、原則として文書主管課に引き継ぐものとする。

4　郵便料金が未払又は不足である郵便物は、文書主管課長が公務に関するものと認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払つて収受することができる。

2　開封しないと配布先が不明確な文書等は、文書主管課において開封し、配布先を確認した上、配布箱を通じて課の文責に配布する。

3　文書主管課は、前条第2項の規定により、収受した書留等は、速やかに主管課に配布し、書留文書等収受簿に文責の受領印を受けることとする。

2　次の各号に掲げる文書は、町長又は副町長の閲覧に供すること。ただし、町長又は副町長の決裁時の指示で足りると判断した場合は、この限りでない。

2　部課長は、前項の文書に係る処理方針及び処理期限を示して、迅速な処理かつ適正な管理を行わなければならない。

2　配布を受けた文書でその課の主管に属さないものは、直ちに文書主管課長に返付するものとし、課相互で転送しないこと。

2　前項ただし書の規定により、起案用紙を用いて文書を起案するときは、担当者は、前項各号に掲げる事項により行うとともに、文書管理システムにも所要の事項を記録しなければならない。

2　庁内連絡文書については、別の形式を定めるものを除き、職名を用い、氏名を省略すること。

2　合議は、事案に関係の深い部課から順次行うこと。

3　合議を受けた部課で内容に異議があるときは、主管部課と協議し、その同意を得られないときは、意見をつけて回付すること。

4　合議を終えた後、主管部課において原案を改廃したときは、合議した部課にその旨を通知すること。

2　前項の規定にかかわらず、行政処分、契約書、証明書等のほか重要な文書を除く公文書については、当該公文書に「(公印省略)」の文字を記載することをもって、公印及び契印の押印を省略することができる。

3　定例的な文書又は控えをとる必要のない軽易な文書については、公印使用台帳により公印及び契印を押印することができる。

4　公印は、公印規則(昭和61年規則第5号)の定めるところによる。

2　文書の発送は、文書管理システムによる送信、郵便による送付等に区分して行うものとする。

3　郵便による文書の送付等は、毎日午後4時に文書主管課が日本郵便株式会社に提出するものとする。主管課は、発送の15分前までに文書主管課に提出することにより発送することができる。

4　料金後納により文書を発送しようとする場合は、料金後納郵便物差出票に必要な事項を記入し、文書主管課で公印の押印を受け、日本郵便株式会社へ提出すること。

2　文書主管課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

3　電子署名を付与するために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　キャビネットに収納することが不適当な文書については、その他の保管庫又は書棚等それぞれ適した用具を使用することができる。

3　キャビネットは、原則として各課ごとに一定箇所に集中配列し、順序は、左から第1号とし、段数は、上から第1段とする。

2　文責は、キャビネットに収納することが不適当と認められる文書についても、文書基準表に記入し、保管場所等を明記するものとする。

3　文責は、確定した文書基準表により、第32条に規定する引継ぎを行い、文書保存番号を記入した文書基準表を2部作成し、1部を保管し、1部を文書主管課長に提出する。

2　電子文書の保存にあたっては、常に滅失、改ざん、漏えい等の予防の措置を講じなければならない。

2　保管する文書は、次の各号に定めるところにより整理するものとする。

3　処理中の文書は、担当者別に懸案フォルダーを作成し、第1号キャビネットの第1段引出しの最前列に収納し、常に文書の所在を明らかにしなければならない。

4　文書をフォルダーに収納するときは、完結年月日の古いものから順に収納し、最も新しいものが最前に位置するように収納する。

5　キャビネットの引出しの使用区分は、現年度分を上段に、前年度分を下段に各年度の文書量に応じて使い分けるものとする。

6　職員は、執務中を除いて、文書を自己の手元に置いてはならない。

2　文書主管課長は、文書の適正な保管の維持向上を図るため、必要に応じて主管課の文書の保存状況を調査し、適切な助言を行うことができる。

2　文責は、年度終了後直ちに、キャビネットの上段に収納している現年度の文書を下段に移し替えなければならない(以下「移替え」という。)。

3　年度にかかわりなく常時使用する文書は、引継ぎ及び移替えを行わず現年度扱いとする。

4　一定期間継続する事業等の文書で、単年度で区分することが不適当な文書については、引継ぎ及び移替えを行わず現年度扱いとする。

5　前2項に定める引継ぎ及び移替えを行わない文書は、「移替禁」の表示をする。

2　文書主管課長は、審査の結果、不適当なものがあると認めるときは、文責に対しその修正又は補正を求めることができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令及び条例等により、同項に規定する保存期間と異なる保存期間の定めがある文書については、その定めるところによる。

2　保存文書の貸出期間は、原則として15日以内とする。

3　職員は、保存文書を抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。

2　文責は、保存期間を延長する必要があると認めるときは、文書主管課長と協議のうえ、更に保存期間を定めて保存することができる。

3　文書主管課長は、廃棄を決定した文書のうち、歴史的文化的価値があると認めるものについては、関係する課と協議のうえ、保存することができる。

4　文書主管課長は、永年保存の文書について、保存期間が10年を経過したとき、及びその後5年ごとに当該文書の文責と協議の上、その必要性を精査し、保存の適否を決定する。

この規程は、昭和61年4月1日から施行する。

この規程は、平成2年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この規程は、平成11年10月12日から施行する。

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成18年7月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に改正前の規程の様式により作成した用紙については、所要の調整がされているものとみなす。

(施行期日)

1　この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(公用車管理規程及び文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)

3　この規程の施行の際、現に改正前の規程の様式により作成した用紙については、所要の調整がされているものとみなす。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に改正前の規程の様式により作成した用紙については、所要の調整がされているものとみなす。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年7月9日から施行する。

この規程は、平成24年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成25年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に改正前の規程の様式により作成した用紙については、所要の調整がされているものとみなす。

(施行期日)

1　この規程は、平成25年9月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に改正前の規程の様式により作成した用紙については、所要の調整がされているものとみなす。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和3年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に改正前の規程の様式により作成した用紙については、所要の調整がされているものとみなす。

(施行期日)

1　この規程は、令和5年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に改正前の規程の様式により作成した用紙については、所要の調整がされているものとみなす。