○特定個人情報取扱規程
平成29年7月18日
訓令第3号
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第19号。以下「番号利用条例」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」という。)に基づき、町が保有する個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの管理及び運用について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、個人情報保護法、番号法、番号利用条例及び熊取町情報セキュリティポリシー(以下「情報セキュリティポリシー」という。)に定めるところによる。
(最高統括責任者)
第3条 町に最高統括責任者1人を置き、副町長をもって充てる。
2 最高統括責任者は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織的に対応するため、安全管理のための体制を整備する。
3 最高統括責任者は、町が保有する特定個人情報等に関する最終決定権限及び責任を有する。
(統括責任者)
第4条 町に統括責任者1人を置き、個人情報保護制度主管部長をもって充てる。
2 統括責任者は、各課及び課内室における特定個人情報等の取扱いに係る安全管理を統括する。
(管理責任者)
第5条 特定個人情報等を取り扱う各課及び課内室に管理責任者1人を置き、当該課の長又は課内室の長をもって充てる。
2 管理責任者は、第11条第1項に規定する監督を行い、必要があると認めるときは、特定個人情報等の管理及び取扱いについて、事務取扱担当者に指示を行う。
3 管理責任者は、事務取扱担当者及びその役割を指定する。
4 管理責任者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
5 管理責任者は、特定個人情報等の具体的な取扱方法及び事務手順を整理し、必要に応じてその見直し等を行わなければならない。
(事務取扱担当者)
第6条 事務取扱担当者は、個人情報保護法、番号法、番号利用条例、ガイドライン及びこの規程(以下これらを総称して「関係法令等」という。)並びに管理責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
(監査責任者)
第7条 町に監査責任者1人を置き、最高統括責任者が指定する。
2 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する。
(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)
第8条 最高統括責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設置する。
(取扱状況の確認手段)
第9条 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として、次の各号に掲げる事項を記載した記録等を整備するものとする。
(1) 特定個人情報等を取り扱う事務の名称
(2) 特定個人情報等を取り扱う事務を所管する組織の名称
(3) 特定個人情報ファイルの利用目的
(4) 特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(5) 特定個人情報ファイルの名称及び記録される特定個人情報等の項目
(6) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
(7) 前各号に掲げるもののほか、最高統括責任者が必要と定める事項
2 前項に規定する記録等は、個人情報の保護に関する法律等施行規則(令和5年規則第1号)第5条に規定する個人情報ファイル簿(単票)をもってこれに充てる。
(情報漏えい等事案への対応)
第10条 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等の事案(以下「情報漏えい等事案」という。)の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が関係法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等安全確保上で問題となる事案が発生した場合には、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する管理責任者に報告するものとする。
2 管理責任者は、前項の規定による報告を受けた場合は、所属する部等の長を経由し、統括責任者を通じて直ちにその旨を最高統括責任者に報告し、速やかに原因関係の説明等を行うものとする。
3 管理責任者は、情報漏えい等事案が情報システムにおいて発生した場合は、前項の報告に加え、全庁的電子計算組織主管課長に報告するものとする。この場合において、全庁的電子計算組織主管課長は、情報システムの保全上緊急の必要があると認めるときは、被害の拡大及び二次被害の発生を防止するため必要な措置を講じ、又は講じるよう管理責任者に指示することができる。
4 統括責任者は、第2項の報告を受けた場合は、被害の拡大及び二次被害の発生を防止するため、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第130条第1項に規定する個人情報保護委員会に対し、速やかに必要な報告を行うとともに、その事実を当該事案に係る本人に通知し、又は必要に応じて公表するものとする。
5 統括責任者は、第2項の報告を受けた場合は、その原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。
6 前各項に規定するもののほか、情報漏えい等事案への対応に関し必要な事項は、情報セキュリティポリシーに定めるところによる。
(人的安全管理措置)
第11条 統括責任者及び管理責任者は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
2 統括責任者は、職員に対し、この規程に定められた事項を理解させ、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を実施する。
(物理的安全管理措置)
第12条 特定個人情報等の適正な取扱いのために講じるべき物理的安全管理措置は、情報セキュリティポリシーに定めるところによる。
(技術的安全管理措置)
第13条 特定個人情報等の適正な取扱いのために講じるべき技術的安全管理措置は、情報セキュリティポリシーに定めるところによる。
(事務の委託等)
第14条 特定個人情報等を取り扱う事務(以下この条において「当該事務」という。)の全部又は一部を外部に委託する場合は、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ書面で確認するものとする。
2 前項の規定による確認により選定した委託先に当該事務の全部又は一部を委託する場合は、次に掲げる事項を契約書に明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 特定個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 情報漏えい等事案の発生時における対応に関する事項
(5) 実地の調査の実施に関する事項
(6) 委託終了時における特定個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 前2項に定めるもののほか、委託先において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
4 委託先が当該事務を再委託しようとする場合は、委託先に第1項に規定する措置を講じさせることにより必要な事項を確認し、再委託の諾否を判断するものとする。
6 前2項の規定について、再委託先が当該事務を再々委託する場合以降についても、また同様とする。
7 特定個人情報等を取り扱う事務を派遣労働者(労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律(昭和60年法律第88号)第2条第2号に規定する派遣労働者をいう。)に行わせる場合には、第1項に規定する契約書に秘密保持義務等特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
(監査)
第15条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に、又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を最高統括責任者に報告する。
(点検)
第16条 管理責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、所属する部等の長を経由し、統括責任者を通じてその結果を最高統括責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第17条 特定個人情報等の適切な管理のための措置については、最高統括責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等を行う。
(施行細目)
第18条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成29年7月18日から施行する。
附則(令和5年2月28日訓令第1号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。